Турбо-дизайн: как улучшить эффективность работы
Турбо-дизайн: как улучшить эффективность работы
11 февраля 2015

Антикризисные советы для дизайнеров, как стать более эффективными на работе. +5 полезных сервисов

Турбо-дизайн: Советы по эффективной работе

Во время сокращений рекламных бюджетов эффективность работы в дизайн-студиях и агентствах ставится во главу угла. В этой статье я собрал советы, о которых я рассказываю на своих тренингах и вебинарах для дизайнеров и менеджеров. Некоторые из этих советов могут быть вам знакомы, но будет неплохо освежить их в памяти. Если вам интересно узнать об этом более подробно пишите на skillsupru собака gmail.com

Существует мнение, что есть один способ увеличения эффективности работы дизайнера: работать больше и отвлекаться меньше. Но в этой статье речь пойдет не об этом. А о том, как больше успевать и быстрее справляться с работой. 

Все инструменты в этой статье я разделил на три части. Для того чтобы эффективно работать надо: настроиться на работу, настроить эффективный процесс работы и умело использовать рабочие инструменты. 

 

Часть 1. Настройтесь на работу

1.1. Расставляйте приоритеты.

В современном мире у вас никогда не хватит времени на то, чтобы сделать все дела. Поэтому очень важно научиться выбирать, за что браться, а что можно отложить. Существует принцип Парето, согласно которому только 20% дел приносят 80% пользы. Это значит что в списке из 10 дел, как минимум 8 вы можете оставить на потом.

Чтобы понять за какие дела надо приниматься, мы можем разбить все дела на 4 группы: А1 – срочное и важное, А – важное, но не срочное, B – срочное но не важное, C – неважное и не срочное. Важность вы должны определить для себя сами, исходя из того какие дела, если их сделать, могут принести вам максимальную пользу в долгосрочной перспективе, и какие если их отложить не повлияют негативно.

Подготовить отчет, который просили сделать еще в прошлом месяце – важно, но не срочно (А). Ответить на звонок от старого друга, который хочет проконсультироваться – срочно, но не так важно (В).

 

1.2. Отбросьте брезгливость, съешьте лягушку!

В книге «Отбросьте брезгливость, съешьте лягушку» Брайан Трейси предлагает представить все дела, как противных лягушек, которых нам предстоит с вами съесть. И чем важнее и сложнее дело, тем противнее эта лягушка.

Так вот, если вам придется съесть несколько лягушек, то чтобы справиться с ними скорее начинать стоит с самой большой и самой противной. Т.е. в первую очередь надо браться за самое важное и сложное дело.

Если это дело настолько большое, что вам его не выполнить за один раз, то надо разбить его на части, и каждый день делать хотя бы часть от этого важного дела.

 

1.3.Составляйте списки дел

Чтобы вы всегда знали, за какое дело нужно браться в данный момент, составляйте списки текущих и выполненных задач. После того как вы составили перечень ваших задач, перепишите этот список так, чтобы важные дела (А1, А) были в начале. И не приступайте к делам категорий В и С, пока хотя бы одно А у вас осталось не сделано. В течение дня сверяйтесь со списком. Помните, что 10 минут потраченные на планирование экономят вам полтора часа рабочего времени.

 

 

1.4.Следите за временем

Но мало составить список, надо постоянно сверяться, тем ли вы занимаетесь. Выберите для себя удобные интервалы времени, поставьте будильник. Это могут быть интервалы по 20 минут, по 45+15 минут и т.п. По окончании этого интервала спрашивайте себя: «Тем ли я был занят? Над какой задачей я работал?». Если вы понимаете, что делаете сейчас задачу не из списка важных дел, то надо переключиться на важное.

 

1.5.Мотивация должна быть внутри

Чтобы работа была эффективной, вы должны любить свою работу. Причем ни начальник, ни коллеги не должны быть мотиваторами для вас. Вы сами должны быть для себя мотиватором, сами придумайте себе «морковку», которая будет вас мотивировать. Хвалите себя за любое достижение. Сделали работу хорошо – отлично. Пришли вовремя – молодцы.

 

 

1.6. Погрузитесь в мир дизайна

Окружите себя информацией по вашей специальности.Не смотрите вечерние новости, подпишитесь на новости сообществ по вашей специальности. Читайте книги, журналы и сайты по вашей специальности. Смотрите вебинары. Ходите на профессиональные курсы. Общайтесь с коллегами лично или в сообществах.

Посещайте отраслевые выставки и конференции или смотрите их видео-трансляции. И всегда ищите что-то новое.

 

 

Часть 2. Настройте процесс работы

После того, как мы настроились на работу необходимо настроить процесс работы так, чтобы он помогал вам быть эффективными.

2.1. Не тратьте время на поиск файлов.

 

Большую часть времени мы работаем с файлами. И зачастую на поиск файлов тратим намного больше времени, чем для этого требуется. Для того, чтобы не тратить время на поиск файлов нужно использовать три основные принципа хранения файлов:

  1. по названию файла всегда можно понять, что внутри,

  2. все файлы должны быть расположены однозначно,

  3. файлы и папки, которые вам не нужны не должны отвлекать внимание.

Итак, чтобы вы всегда могли понять, что находится в файле не открывая его — возьмите за правило писать правильные названия файлов. Чаще всего, названия вроде untitled появляются не из-за отсутствия времени, а потому что мы не знаем какое имя дать файлу. Поэтому стоит выработать систему, которая позволит не задумываться над тем, как файлы называть. Например, в начале файла всегда писать что это за тип макета (листовка, буклет, плакат и т. п.) или писать к какому заказчику он относится, если у вас не бывает нескольких заказчиков.

 

Второе важное правило — забыть о двух словах в названии: final и new. Потому что, как только придут новые правки от заказчика, final уже не будет final. А переименовывать все предыдущие файлы у вас уже не будет времени.

Чтобы ориентироваться в папках, заведите определенную нумерацию проектов, так, чтобы нумерация не дублировалась. Например, это может быть уникальный номер проекта, либо дата приема заказа в формате ГГГГ-ММ-ДД. Так все новые проекты будут внизу списка, а старые вверху. Если проектов в папке будет слишком много, вы всегда сможете отправить старые папки в архив.

«Но я всегда могу отсортировать папки или файлы по дате последнего изменения», скажут некоторые из читателей. Да, это так. Только вот дата последнего изменения может означать вовсе версию проекта, а то, что вы открыли старый файл, глянули в него и закрыли, на автомате нажав кнопку «Сохранить перед закрытием». Поэтому в названиях файлов и папок всегда должна быть нумерация, которая позволит быстро определить, кто последний.

 

2.2. Не тратьте время на поиск писем

С почтой в точности такая же история, как с файлами. Если у вас в почте используется только одна папка «Входящие», в которой более 100 писем, вам пора оптимизировать работу с почтой. Попробуйте ради интереса засечь время, которое вам потребуется чтобы найти письмо с согласованием от заказчика двухмесячной давности.

Во-первых стоит использовать папку «Входящие» только и ТОЛЬКО для писем, которые сейчас в работе (ждут вашего ответа или по которым вы ждете ответа). Все остальное не должно мешать работе, создайте отдельные папки для этих писем и переместите их туда.

Во-вторых, используйте пометки (звездочки, флаги и пр), чтобы выделить письма, которые требуют ответа от вас, и те, по которым вы ждете ответа.

В-третьих, используйте правила, фильтры, приоритеты и другие функции, которые позволяют автоматизировать сортировку и пометку писем.

 

2.3. Научитесь создавать идеи вне зависимости от вдохновения

Качество вашей работы не должно страдать от отсутствия вдохновения или озарения. Освойте инструменты по созданию идей, такие как: ментальные карты, мозговые штурмы и пр. Отточите вашу технику так, чтобы результат не ухудшался от отсутствия вдохновения.

 

2.4. Всегда держите готовые варианты про запас

Бывают ситуации, когда дизайнеру нужно спасать мир: сделать макет за час, чтобы он выглядел, как будто над ним трудились недели. Для таких случаев держите в отдельной папке не принятые ранее варианты для других клиентов. Соберите на behance, в pinterest, dribbble или thumblr типовые решения, которые вам нравятся, и которые вы сможете повторить. Создавайте шаблоны для работы и списки своих стандартных «оригинальных» идей. Когда очень нужны шаблоны используйте Freebies: freebiesbug.com, pixeden.com, freebiesgallery.com, psddd.co, dribble.com/tags/freebie


Часть 3. Умело используйте рабочие инструменты

Теперь поговорим о инструментах, которые помогут нам работать эффективнее.

3.1. Создавайте макеты так, чтобы их можно было легко переделать

Надо заменить одно на другое? Используйте smart-объекты в Photoshop и символы, вместо групп, в Adobe Illustrator.

Надо поиграть с цветами — создайте палитру глобальных цветов (swatches) в Illustrator. Меняете цвет в одном месте, меняются цвета во всем макете. В Photoshop используйте настраиваемые слои, Карты градиента, настраиваемые слои Solid Color и векторные объекты. Или эффекты слоя, которые можно скопировать и вставить для других слоев.

Надо поиграть со шрифтами? Используйте Character Styles и Paragraph Styles для текстов. Так и макеты будут более аккуратные, и поменять размеры или начертание можно очень быстро. Правда в Photoshop пока эти функции не работают корректно и тут подойдут только smart-объекты.

 

 

3.2. Соблюдайте порядок в макете с самого начала

Группируем слои в папки сразу, как понимаем, что их нужно перемещать вместе. Подписываем папки сразу, как сгруппировали слои в папку. Подписываем слои сразу, как нашли нужный неподписанный слой. Удаляем пустые слои сразу на увидели, что у нас есть пустой слой.

 

3.3. Настройте рабочий стол на компьютере

Настройте рабочее пространство программы так, чтобы оно помогало вам в работе. Палитры, которыми вы пользуетесь поставьте на видное место, а те, что используются редко скрывайте.

 

3.4. Два монитора — двойная скорость

Если у вас есть возможность, подключите к компьютеру второй монитор. Это позволит организовать рабочее пространство так, чтобы не приходилось переключаться между окнами, а это сильно экономит время.

Настройте один монитор для рабочего документа, а второй для почты, месенджеров, просмотра задания, дополнительных инструментов и т.п.

3.5. Используйте горячие клавиши

Настройте клавиатурные сочетания так, чтобы они облегчали вам работу. Приучите себя использовать горячие клавиши.

3.6. Используйте шпаргалки

Если не можете запомнить горячие клавиши, форматы бумаги, и т. п. Не стесняйтесь распечатать для себя шпаргалки. Держите их перед собой, пока не запомните их. А в рабочем макете настройте под себя направляющие и модульные сетки так, чтобы они помогали определять центр и основные доли документа (трети, четверти и т.д.). Это тоже поможет сэкономить вам время.

3.7. Автоматизируйте процесс

Приучите себя использовать Actions, если вы делаете одно действие более 5 раз. Настройте пакетную обработку там, где это возможно.

 

3.8. Создайте себе удобное рабочее место

Ваше рабочее место, такой же инструмент. И от него зависит насколько удобно вам будет работать. Вот несколько простых правил по организации рабочего места. Стол должен стоять удобно в помещении. Перед вами не должно быть много отвлекающих вещей. За вами не должен быть проход. Монитор, клавиатура, планшет и мышь должны лежать так, чтобы работать с ними было легко: не надо было тянуться или нагибаться. Если на столе скапливается много вещей, организуйте для них отдельный лоток, стаканчик, ящик или коробку. Если вы не пользуетесь ими более 2х месяцев значит они вам не нужны. Хорошее правило «Сlean desk»: уходя с работы ваш стол должен быть чистым, а все, что на нем осталось отправляйте в корзину.

 

И, самое главное, любите свою работу!


Конечно в одной статье нельзя рассказать обо всех инструментах и тонкостях увеличения эффективности работы. Об этом написана не одна книга, и, если вы дочитали до этого места, вы точно найдете их в интернете и прочитаете или запишитесь на семинары по этой теме. Но главное не забывайте получать удовольствие от вашей работы.

Если вашему отделу дизайна нужна помощь или консультация по вопросам организации процесса, пишите мне в личном сообщении vk.com/plebedev 

Павел Лебедев

 

 



Источник: Павел Лебедев

Читайте также
Что нужно знать дизайнеру перед присоединением к стартапу
Что нужно знать дизайнеру перед присоединением к стартапу

Как правильно искать работу дизайнеру в стартапах. На что обращать внимание при приёме на работу и какие вопросы нужно задавать стартапу чтобы не потратить время зря.

13.11 0
JavaScript, Flash и типографика - когда это вредно?
JavaScript, Flash и типографика - когда это вредно?

Как JavaScript, Flash и неудачная типографика могут обернуться катастрофой для посетителей вашего сайта.

16.05 0
3 опасных дизайн-тренда в 2016 году
3 опасных дизайн-тренда в 2016 году

С чем не стоит усердствовать, а чего вообще нужно избегать в дизайне в 2016-м.

16.05 0
Плоский дизайн: истоки, проблемы и почему Flat 2.0 лучше
Плоский дизайн: истоки, проблемы и почему Flat 2.0 лучше

Flat design: куда идёт индустрия и почему минимализм так прочно засел в нашем сознании.

14.05 0
Комментарии

×
Подписка на новости Skillsup

Заполните поля, чтобы получать новости о дизайне от Skillsup,
обещаем не тревожить чаще 2-х раз в неделю.
Если передумаете — во всех письмах будет ссылка на отписку.